如何进行一次有意义的会议

组织的存在条件

巴纳德认为，组织存在的前提条件有：

• 明确的目标
• 协作的意愿
• 良好的沟通

可以将会以看做一个临时组织，在保证了会议的真实（明确的目标），会议的实质（协作的意愿），还需要在会议中达成一致（良好的沟通）。

要点一：真实

需要满足真实性要求的内容：

• 会议内容
• 会议目的

会议内容应该与会议前告知会议成员的内容一致，会议内所提供的材料也必须具有真实性。真实性使得会议成员可以在会议前对自己的材料进行充分的准备。假如会议成员在会议中遇到了与之前准备内容不一致的部分，可能会导致会议成员花额外的时间思考会议实际内容，这将影响会议过程中消息的接受度。而一旦因此导致会议成员的会议同步度下降，会议成员的积极性也可能会降低。

目标也应该是准确的。准确而真实的目标可以提高会议成员对会议的信任度，减少不必要的猜疑引发的后果。目标的真实性将基于会议组织者的表述能力与本人的主观真诚度。首先，态度应该真诚，其次，要把目标清晰准确地表达出来。

要点二：实质

会议的实质性要求包括：

• 会议实际结果满足会议目的
• 会议结果是进步的

会议的根本目的即是讨论解决目标问题。问题可以被解释为与预期结果的偏差，这一偏差既可能是需要立刻解决的，也可能是需要进行计划在将来实现的。确保会议内容是为了解决问题而进行的讨论，而不是演变为会议成员间纯粹的相互指责。职权统一和责任固然重要，但是将责任和问题关联与明确后，会议的重点应该放在解决问题上。

同时，如果预料到可能会遇到无端或有端的指责与刁难，会议成员不一定会提出的问题与解决方案，即使他们将是建设性的。让会议成员感到安全，即不要让他们将要提出实质性问题与有效解决方案时去思考各种方面上的个人安全，包括心理、关系、地位、声望，乃至人身安全。只有感到安全，并且理解和赞成会议的真实目的，会议成员才会无保留的提出自己的思考结果。

会议成员主观或潜意识评判自身安全性还基于另一个因素：他人是否是可靠的。如果会议的其他成员对于自己而言是可靠的，必然会带来一定的安全感，从而激发自身抛出问题和解决方案的积极性。人们一般会通过一个人的所作所为来评判他的可靠性，因此，即使我们内心是高尚的，我们也应该在行为上使之有所体现，尽可能的达成言行一致，也就是实事求是。如果我们能够达成自己的承诺、达成组织和工作设定的目标，其他组织成员对我们的信任感就会上升，即会认为我们是可靠的。这样一来，其他组织成员的安全感也就上升了。

要点三：一致

一致性必须要清晰，任何一个会议成员，尤其是会议领导者和管理者，一定需要让自己所将表述的内容清晰的展示给其他成员。信息的媒体形式是多样的，但终究目的皆是将内容清晰明确地进行展示。

对内容进行清晰表达的根本前提是表达者对表达内容的充分理解。表达者必须完全明白自己究竟想表达什么，表述是究竟在表达什么，表述是否能让他人清晰地理解。对于表达者自己，在正式表述前前应当根据表述内容进行自我提问，如果所有问题都能得到清晰回答，那么就可以考虑下一步准备。

第二步即是如何让听众清晰理解自己所表述的内容。想要让听众理解，表述者就必须理解听众。表述着应该知道听众的信息有：

• 听众是谁（职责、专业）
• 听众知道什么（知识技能背景）
• 听众的情绪（积极、消极、需要推动）

只有根据听众的信息有目的地设计表述方式与信息媒体，才能使其他会议成员能够清晰的理解表述者所想表达的内容。由于会议成员有时来自多个岗位、拥有不同专业技能和知识背景的，需要设计不同的表述方式来进行高效的表达。但是，始终有一种通用的高效会议模式存在，并需要我们去发掘。