企业会议效果差,主要是管理者不懂开会的6大原则与态度
管理例会是处理日常问题的主要手段。但是,80%的公司例会效果都不是很好。
原因是:
- 务虚的例会好开,务实的例会难开;
- 计划性的例会好开,解决问题的例会难开。
- 明显的问题,要求整改时会议好开;
- 慢性问题,分析责任源头的会议难开。
另外,会议中,情况汇报多,原因分析少;问题说明多,解决方案少;听得多,说的少。那么,如何解决上述问题呢?
一:开会要坚持一下6个原则与态度
1.不要相信例会可以解决所有问题
例会可以解决协调性问题,计划安排、任务分配问题。但是,问题的根源性分析最好不要涉及,对于常发的刨根问底问题不要在例会上进行。
要以“微服私访”或者“实地调查”的形式把问题根源搞清楚,然后面对面的找对策和办法。
2.不要把例会当成追究责任的会议
- 例会的使命是发现并提出问题,不是追究个人责任,
- 在例会中,永远不要有追究个人责任这种意识,也不要给任何人造成这种印象。
- 会议就是呈现问题、困难、计划、分工,与个人的评价无关。
- 管理者要让问题都在例会上暴露出来,只讨论解决办法或者提供解决困境的支持。
- 如果有人掩盖问题,反而要对结果负责。
3.参会人员也不要把例会看成责任追究会议,更不要当成攻击他人的“媒介”,或者推诿责任,成为自己辩护的场所。
- 会议本身就是来谈问题、谈困难、谈计划、谈分工的地方,没有其他任何意图。
- 管理者要打击在会议上别有用心的风气和心态。
4.不进行任何务虚讨论
例会就是提出问题、分析问题、解决问题的场所。而不是说“正确的废话”的场所。
5.不进行任何鼓动宣传工作
例会是抓事实,不是抓干劲;更不是喊大口号,谈梦想的地方。
6.例会要有记录
问题、困难反映记录,措施记录,任务分工记录,完成时间记录等等。在下一次例会中,检查本次会议的落实情况。
二:把例会内容进行简单分类
- 情况通报。就是日常工作进行的怎么样?以及上次例会的任务完成的怎么样?
- 进行协调。工作中有哪些困难、问题需要在会议上协调解决。
- 计划、任务分配。对于一些新的任务或需要调整的任务,进行分工落实、时间规划。
- 问题、困难汇报。对于自身或本部门不能解决的问题和困难进行总结与汇报。