第5章 制作商务文本的能力——制作书面资料的步骤

在提交方案时，把自己想表达的东西总结成书面形式是一个非常重要的过程。提交方案并非只是针对提交方案时在场的人所做的行动。一般而言，由于商务文本会被大家长期阅读，因此除非有意不留证据，否则就需要认真总结出易于理解的商务文本，达到充分表述意见、不被他人误解的效果。

制作商务文本的过程，该过程大致分为5个步骤：

1. 制作文字信息

制作文字信息是指在制作商务文本时，把最想传达给对方的内容凝缩成几句话。如果这几句话的表述比较含糊，即使内容很好，也无法有效地传达给对方。

2. 制作图表

制作图表是指把步骤1的文字信息转化成图表，广义而言，这里的图表包括统计图、图形、插图、照片等。如果只靠文字无法完美传达其中的含义，为了帮助对方正确理解，就需要制作图。

3. 制作幻灯片

制作幻灯片是指把多张图表组合整理到一张纸上，用来表达自己的意见。纸张大小以A4为宜。

4．制作资料包

制作资料包是指把多张幻灯片组合到一起，构成一个完整的“故事”。例如，“公司概要”“竞品分析”等都属于资料包。

5．资料群

制作资料群是指把各种资料包组合起来，提供会议所需要的一系列资料群。进行到“制作资料群”这个步骤时，就意味着商务文本正在走向制作完成阶段。

用模板制作商务文本

建议大家多采取“模板式资料制作法”，原因有二：第一，使用模板制作商务文本的效率明显比定制式的要高；第二，使用模板制作商务文本有助于提升资料的品质。

制作商务文本的原则：一目了然、不被误解

不要违反人类的阅读习惯

1．按照从左上方至右下方的顺序排列语句

2. 图文保持一致

3．强调重要信息

4. 不同类别的事物不宜使用同一符号表示

需要删除三种类型的内容

1．删除不必要的信息

2．删除不必要的文字

3．删除不必要的属性信息

三行文字讲清内容

文字信息是指我们在幻灯片上罗列的“最想传达给对方的内容”。即使读者不通读全文，只要按照顺序翻看每页的文字信息，就能了解整个商务文本到底在讲什么。

文字信息通常被称为开头句，开头句大约有三行，一般写在每页纸（幻灯片）的最上方。如果还有要特意强调的内容，可以在纸的最下方写一到两行总结句。

说明、事实、启发

幻灯片上添加的文字信息主要包括三种内容：说明、事实、启发。

有内容的文字信息应具备4个要素。

(1)目的性：是否符合目的及论点？

(2)崭新性：是否给对方带来新的发现？

(3)明确性：是否清楚说明了具体意思？

(4)方向性：是否告知了对方行动方向？

书写文字信息时的注意事项

1．简洁表达

2．统一词汇

3．照顾对方的情绪

凝缩文字信息的手法

1．把结论放到前面

2．删除多余的语句

3．避免词汇重复

4．使用概括性词汇

把文字信息制成图表

1. 我们应当用简单易懂的图表尽可能多地表达我们想说的内容。

2．可以把图表分为“内容”与“排版”这两个概念。

(1)内容：插图、统计图、文本三种。

(2)排版：关联图、流程图、树状图、表格4种。

3．要把图表制作得简单易懂，还需从三个方面着手修饰。

(1)尽量使用图形。

(2)设计合适的标题。

(3)在重点部分加以标识。

4．明确自己所要传达的信息，在此基础上选择符合事实根据的图表内容和符合逻辑的图表排版，然后组装制成图表。

配置幻灯片

1．制作幻灯片时需注意如下两点。

(1)幻灯片的上方必须添加文字信息。

(2)文字信息和图表应相呼应。

2．灵活使用如下三个技巧，可以有效提高幻灯片的完成度。

(1)按照人类的阅读习惯，从左上方至右下方排列图表。

(2)最大程度地利用纸张。

(3)尽可能对齐行和列，整齐排列图表。