邮件的编写顺序:
附件 -> 正文 -> 主题 -> 收件人 -> 抄送人
邮件的组成:
【收件人】:发送给需要知悉且希望对方回复的人
【抄送人】:需要知悉但不需要回复的人
【主题】:
1. 简单直接,并注意细节
2. 善用标签
【附件】:
1. 邮件正文不要超过500字,如超过,采用附件的形式
2. 正文对每个附件的内容进行简单介绍
【邮件正文】:
1. 格式:
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(1) 称呼
a) 收件人的名字,用全名称呼对方,最有好感
(2) 表明主题
(3) 细节阐述
a) 需要对方重点注意的地方要标注出来
(4) 小结
2. 叙事的思路:
(1) w(who谁):指明收件人
(2) w(what什么):明确描述自己的需求或者要求
(3) w(why为什么): 让收件人明白这件事情对收件人、团队或者公司的重要性
(4) w(when何时):明确这个需求的时限
(5) h(how怎么样):明确这个需求的操作方法
3. 整体邮件经常忽略的内容
(1) 简洁
a) 一封邮件只说一件事情
b) 表达上尽量简洁,能用一个字不用一句话
(2) 礼貌
a) 称呼
b) 邮件写完之后检查一遍,看看有没有不合适的表达
(3) 换位思考
a) 别写自己的事情,写对方感兴趣的事情
(4) 凡事有交代,件件有着落,事事有回音
【作者签名】:
1. 左下角采用统一的格式进行编写