警惕!项目管理发出的危险信号——孤立

孤立是指使分开、分离,或者分开使其独处,不和他人交流。孤立可以发生在项目管理的各个层面。

1、项目管理中的孤立有哪些表现形式?

①项目管理中的孤立有多种表现形式:

  • 项目可能与在组织内部进行的其他项目孤立
  • 一个项目可能脱离了最佳工业实践、原则或指导方针
  • 项目干系人之间可能相互孤立,项目经理也可能孤立于项目

②项目通常有“人工墙”,导致孤立。

  • 有时,项目团队制作的产品可能不是客户想要的
  • 有时,项目经理没能倾听项目发起人的意见
  • 有时,项目经理不想面对现实,尽管有证据显示项目方向是错误的
  • 孤立有时是由官僚主义引起的,但多数时候它源于大家的心理偏见
  • 人们往往相信自己所做的决策是最好的,即使意识到别人已经发现了更好的方法
  • 我们不愿改变自己的计划,即使证据显示我们正走向失败
  • 我们忽略下属的建议,因为我们相信自己的职位足以对形势做出更好的判断

所有这些因素都阻碍了项目内信息的自由流通,进而导致了某种形式的孤立。

由于错误的、不准确的或扭曲的信息,孤立会导致错误的决策,而错误的决策所要付出的代价是巨大的。

2、案例分析

资金充裕的大型组织常常在完全孤立的状态下运营。某跨国企业需要业务分析软件,员工简单地浏览了一下目前市场上可用的软件便得出结论,没有一个软件可以满足他们的需求,并决定自己开发。这个软件开发项目的造价比使用任何一个他们曾评估的第三方软件的成本要高得多;即便这样,他们自己开发的软件还是没能满足最初的需求。该组织犯了以下3个常见错误。

  ①在查询软件时,他们把自己和生产软件的企业孤立起来了。仅仅依靠谷歌搜索是不够的;进行评估的专家不能孤立地去工作,而是要取得沟通以便更充分地了解这个行业(如供应商、需求及能力)。

  ②他们不知道公司的另一个部门已经为此制定了一套内部解决方法。这种孤立导致他们的开销增加了2倍。

  ③有些员工向管理层建议说购买现成的软件是最好的方案。但是,由于工作上的孤立,管理层没有听取任何来自管理层外部的人的建议。

孤立的表现形式多种多样。在这个案例中,孤立是由管理层对公司能力的过度自信引起的,他们认为自己开发软件与购买现成软件的成本差不多。首先,他们把自己和市场孤立起来了,仅仅对现存的软件进行了简单的调查。其次,管理层在做决策时,把自己和组织内部的专家孤立了起来。

3、孤立最明显的特征

孤立的一个明显特征是对干系人认识不清。应该识别所有内外部的干系人并将其归档。如果干系人的名单表很薄,或者几乎没有列出干系人的考虑、需求及相关事项的单子,那么这足以证明项目团队正在孤立工作。

应该识别孤立的危险信号,并尽快解决;项目越向后发展,要解决这个问题就越难、成本也就越高。软件行业有一个众所周知的公理,即好的编程要比项目后期去修改它代价小得多。

4、处理孤立有哪些技巧

  • 沟通,沟通,再沟通
  • 规范流程,以便所有干系人都被识别且参与到项目中去。
  • 邀请外部顾问来审查项目流程,如果需要的话,也可评估项目需求。
  • 使项目团队规模最小化,使用协作工具管理项目。

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