本文是学习课程《有效提升你的职场写作能力》的总结。
邮件是职场中写作最多,但常常被忽视的技能,本文旨在提高邮件的质量。
1.标题
邮件的标题需要有吸引力。比较下列几组标题,显然后一组更有吸引力。
- 课程培训 vs 学习成为有效沟通者
- 会议纪要 vs 会后行动方案,请批示
- Re:Re:Re:会议筹备 vs 年度明显员工; Re:会议筹备
2.开头
邮件开头要有重点。开头是指邮件开篇前三句话。第一句话需要暖场,迅速拉近距离,如:
- 刚刚的发言很精彩!(用于会议之后的邮件开头)
- 夏天的云南很舒爽吧!(用于对方刚刚休假回来)
- 年会让我获益匪浅,终于和您见面啦!(用于参加完对方组织的年会)
第二、三句马上进入主题。
- 我给您发邮件,是想核实一下......
- 关于本周工作的重点,汇总如下......
3.正文
邮件的正文,内容上涵盖对方所需的信息,格式上做到“三个凡是”:
- 凡是能分段就分
- 凡是能做小标题就做
- 凡是能列清单图表的就列
4.诉求
邮件的诉求,立场清晰,语气尊重。有两个技巧:
- 把句子拉长 ( 句子越短,越有力。如果是下行文,可以用短句,如“望参照执行” )
- 用问句把需求写出来 ( 温和但坚定的表达诉求,是一种职场礼仪 )
5.结尾
邮件的结尾,积极开放,引发行动。很多人常用的结尾“您有任何问题,请随时和我联系”,显然有更积极的表达:
- 我会每周和您更新项目进展。
- 周一我会和您联系,看看是否有问题需要我协助解决。
- 期待下周和您在电话里进一步讨论。