项目规划过程常犯的那些小错误：
1.因为工作量小或简单而没排入项目计划
2.错估资源的可用性
3.以工作量来规划项目而未考虑工期
4.没有考虑相依关系
5.资源没有抚平
先前我曾说过项目管理过程中最重要的就是对变更的管理，相关的概念我在这篇文章中有提到：[项目管理]项目管理管什么？管变更
变更是一定会发生的，没有做好变更管理，不懂得何谓重规划(re-plan)那你项目失败的几率肯定高达九成，但今天我们不谈变更管理，今天要谈的是项目规划时常犯的小错误，但这些小错误可能会大大的影响你的项目推进，一样不可不谨慎。
因为工作量小或简单而没排入项目计划
有些工作项因为工作量小，例如10分钟或半小时即可完成，在项目整体的占比很小，甚至跟其他工作项比起来都微不足道，这种工作很容易被认为“有人会记得处理”，或者“并入某个工作项中执行”就好，但因为项目工作中没有描述这个小工作，也没有明确的分配该由谁来进行这个工作，因此时被忽略，到了项目进行时才发现有问题，发现的早的会尽快找人来处理，发现的晚的可能是在问题出现后才来补救，这时重工的成本就很高了。
因此建议，不论是多小项的工作，若是必须被执行的，那请挂入适当的工作包当中，如此你的项目计划才是一个完整的规划。
错估资源的可用性
当项目需要引用外部资源(含跨部门人力、非项目所属的资产)时，但你在没有明确的booking下那个资源前就先撰写了项目计划，或者在写下项目计划后没有尽快的去确认该资源的可用性，而是等时间快到时才去booking，那你此时就必须要承担很大的风险性。最常见的状况是项目中有个特殊的工作需要专业从业人员来进行，例如合约审查、撰写财务报告、专利审查等，但这些人在公司中通常有许多例行的任务要处理，若你没有提早booking他们的时间，到时可能没有人会理会你；对于资产部分，你可能会需要一个多功能的视讯会议室用来对sponsor的里程碑报告，而这样的会议室全公司只有一间，你没有尽快booking下来很容易就被其他人优先抢走了，你的里程碑报告也肯定被迫延期了。如果这个工作刚好在要径或者要径的交会点上，那你肯定一个头两个大了。
针对这点我有两个建议：
1.只要涉及项目进行的资源，可以尽快确认下来就尽快
2.如果这个外部资源的使用没有前置任务的关系，也就是不用等其他任务完成才能进行的，那就尽快处理，以免发生任何变故
以工作量来规划项目而未考虑工期
项目的工作项是一项接着一项，但工作项与工作项之间可能会有等候时间，举例来说盖房子灌水泥的时间可能是2天，但如果要继续进行工程则必须要等水泥凝固了才能进行，而水泥一般可能需要5天左右才会凝固，如果刚好碰到下雨，可能还要多等2天，这时灌水泥这个工作项的工期应该是7天，但工作量是2天，而紧接着的工作项应该是在7天后展开，而不是在2天后，但许多人在规划项目时往往因为经验不足而忽略了这件事情。
针对这点我的建议很简单，项目管理应该对每项工作的特性有更多的了解，清楚的分辨工作量与工期间的差异性，如此才能规划出一个合理的项目计划。
没有考虑相依关系
所谓相依关系就是先做A再做B，如果这个先后顺序是需要被强制规范的，那叫强制相依，如果是基于经验法则认为先做A比较好的，那称为偏好相依。项目的许多工作原则上都具有不同程度的相依性(多数可能是偏好相依)，也因此我们才能顺利的排出我们的项目计划，决定哪些东西优先被执行，哪些是安排在项目的末期进行，但我们也很常看到那些经验比较不足的PM对工作相依性的观念不足，因此时常做到一半才发现顺序不对，才赶紧把工作往前挪动来进行，这一挪动可能影响甚微，但也可能牵一发而动全身，导致整个项目都需要重新规划。
如果你对某个行业或领域的项目很陌生，那你在规划时可以多请教相关的专家，同时在项目进行过程中应该时时检查项目的健康状况，并针对往下的工作进行更多的讨论，确认每个人往下做没有卡住的地方，如此你才能尽快针对项目安排不妥当的地方进行处理。
资源没有抚平
关于资源抚平的概念可以参考这篇：[项目管理]如何展开WBS、排定时程与规划资源？
如果每个项目成员彼此的工作独立，不会有两个人同时负责一项工作，那项目资源的使用原则上比较单纯，但如果你的项目中有许多的工作项都是由2个人以上共同负责，或者一个人会在同一天投入多个工作项，那你在规划时请务必要留意资源的使用状况，以下图来说，如果我们规划一个成员一天可以投入工作8个小时，8小时的工作量就等于占用了他100％的人力资源，超过代表工作过量，未达100％则代表资源没有被充分使用，这两者都不是一个正常的现象(其实一天8小时就不是一个好的基础点)，我们必须尽可能合理的使用项目的人力资源，我曾看过许多做完规划后没有做抚平的例子，你会发现有些人在某些日子的工作量高达300%，但在某些日子是没有工作做的，这在项目进行初期都不会有问题，但随着项目进行会渐渐暴发出来。
我的建议是让每个人每天的工作量落于85-100％之间，为什么是85％呢？原因有二，其一，我相信人一天无法持续专注8小时，必须预留一些时间让人休息，其二，项目中总会有变更，这可用来作为项目变更时因应的余裕，我个人认为在不加班的状况下，一个人一天专注6-6.5小时已经算非常好了。
以上几点都是项目规划初期很容易犯的错误，提供给各位项目管理们参考，若能在规划时多想一些，项目启动后多观察项目健康状况并做好变更管理，我相信各位管理的案子一定能顺利结案。
 |
游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC协理与鼎新电脑总监，并曾获选两届微软最有价值专家 ( MVP )，离开职场后创办探索原力，致力于协助青少年培养面对未来的能力。认为教育与组织育才其实息息相关，都是在为未来储备能量，2018年起成立为期一年的专题课程《职涯跃升的关键24堂课》，为培养中国台湾未来的领袖而努力。 |