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项目的少数文档成为关键的枢纽，每个项目的管理工作都是围绕它们运作，它们也是经理们的主要个人工具。少数文档包含哪些内容呢？任何管理任务的关注焦点都是时间、地点、人员、项目内容和资金。正式的文档结构应该如下部分：
- 内容：目标。定义完成的目标、迫切需要的资源、约束和优先级。
- 内容：产品技术说明。以建议开始，以用户手册和内部文档结束。速度和空间说明是关键部分。
- 时间：进度
- 资金：预算
- 地点：工作空间分配
- 人员：组织图。
为什么要有正式的文档
首先，书面记录决策是必要的。只有记录下最后来，分歧才会明朗，矛盾才会突出。
第二，文档能够作为同其他人的沟通渠道。项目经理的基本职责是使每个人都可以向着相同的方向前进，所以他的主要工作是沟通，而不是做出决定。这些文档能极大的减轻他的负担。
最后，项目经理的文档可以作为数据基础和检查列表。通过周期性的回顾，他能清楚项目所处的状态，以及那些需要重点进行更改和调整。对于基于数据的部分，少数关键的文档是至关重要的，它们可以满足绝大多数需要。
项目经理的任务是制定计划，并实现计划。但是只有书面计划是精确和可以沟通的。