费用管理报销业务：从单据字段看业务

费用管理用于帮助企业实现员工基于互联网进行费用报销，帮助企业处理所有日常费用报销业务。提供对费用管理与核算应用的支持，实现了报销前的费用申请控制、报销过程中及其后的费用分摊与调整、待摊费用摊销，并提供更多的查询统计报告。
费用管理支持员工自助报销和授权代理报账，提供对费用进行预算的控制，提供借款余额、借款和费用明细、费用汇总查询等分析报表，从而强化费用报销管理、提高资金支付效率，降低运营和管理成本。通过提供共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销，可满足集团级企业对资金集团管控、有效运用资金的需求。

1. 帮助企业员工基于互联网进行费用报销，简化手工报销方式的繁琐程序
2. 规范报销流程，提高费用报销透明度
3. 凭证自动生成，减轻财务人员工作量
4. 网银实时支付，降低库存现金量及出纳人员工作量
5. 彻底解决报销排队情况
6. 报销人员可以实时查询报销情况及历史记录
7. 帮助集团中、高层管理人员了解各项费用支出情况，控制各项费用的规模
8. 通过费用申请和预算控制，完善报销过程管理，实现集团财务的事前控制
9. 支持待摊费用和跨组织分摊，加强企业财务管理。
10. 支持共享服务作业平台功能，费用管理单据可支持工作流，使共享服务中心能够审核费用管理的单据。

费用管理模块的业务其实很简单，不外乎“申请单、报销单、借款单、还款单、预提单”，根据不同的业务使用不同的单据和配合使用。主要业务单据线有：
1、申请单
2、报销单
3、借款单
4、还款单
5、费用预提单
6、申请单-报销单
7、借款单-还款单
8、费用预提单-报销单
9、申请单-借款单-报销单
10、费用预提单-报销单-借款单

下面从单据字段设计看实际的业务场景

一、跨组织报销业务
财务组织、报销单位、报销人单位、费用承担单位、支付单位：几个单位组织字段各有含义。一般默认带出一致的单位信息。
当几个字段的值不一样的时候，其实就是跨组织报销的业务了。
跨组织报销业务例如：A单位的员工将单据在B单位报销，由C单位承担费用时，B单位为报销单位，A单位为报销人单位，C单位为费用承担单位。

1. 财务组织：其实是单位的一个职能体现，具有财务相关职能的单位组织。
2. 报销人单位：报销人所在的单位。此字段随着人员所在公司变化，主要用于区分用户所属公司和代理报销的场景；
3. 报销单位：具体完成报销业务的业务组织。即在哪个公司去报销这一笔费用。主要在处理跨组织报销的业务场景；
4. 费用承担单位：指负担财务费用开支的业务组织，主要在处理费用跨组织承担的业务场景；
5. 支付单位：指实际给付现金或银行票据的业务组织。

二、代理报销业务
填单人、报销人、收款人字段：一般系统默认报销人和收款人一致；但实际业务中存在代理报销，在单据上的体现为填单人和报销人的区别上。同时还涉及到可能实际上收款的员工不是报销人，则体现在收款人上
代理报销业务例如：员工张三替员工李四进行报销，实际款项已由赵五支付；在系统中填单人是张三，报销人是李四，收款人是赵五；
在这里的代理报销，不仅仅能代理一个人报销，还可以代理多个人报销。这在多行表体的信息中报销人字段体现。

在这里，补充一点代理报销的设置。在单据上要实现单据的报销人、收款人可以选择其他员工的信息，需要设置代理人。只有设置了代理人，才有权限进行代理报销业务。
在可费用管理模块中，有【授权代理设置】、【个人授权设置】两个节点。

【授权代理设置】范围比较广，用于为业务员设置代替其录入单据的角色。一般使用于销售片区为销售员的代理。为角色设置，可以针对一个角色代理多个业务员，也可以支持一个业务员由多个角色代理。同时支持“代理本部门”或者选中其他部门，即可以代理部门的所有用户录入单据。特殊代理中，还支持勾选“代理所有人”；

【个人授权设置】用于业务员为自己设置临时代替其录入单据的其他用户。针对具体的单据和具体用户、代理时间。

三、分摊业务
费用管理涉及的费用分摊业务常见于：
多部门为同一任务出差，回来后由某一部门发起的出差费用报销，应分摊到出差的各部门，由各部门负责人会签完成审批，各部门按应承担的费用进行预算控制，生成一张或各单位的多张核算凭证；业务员报销时已明确各部门、各单位应该承担的费用金额，则直接在报销单上进行分摊
此时，填单单据的时候勾选单据上的“分摊”字段，单据会出现费用分摊页签。在费用分摊页签上，填写各个单位、部门、费用、金额等信息。通过这样实现费用的多单位、多部门承担和分摊。

在系统中，费用分摊页签会进行费用结转，即产生系统的费用结转单。预算的控制、凭证的生成，都是按照费用结转单设置的流转。

在初始设置中，有相关的几个设置。首选是【分摊结转单据对应设置】，即指定报销单的费用分摊结转生成对应的费用结转单。如果没有设置，在分摊的时候保存单据会报错。

【分摊规则设置】预设置分摊规则，以便报销单、费用结转单录入时，按分摊规则自动生成分记录。选择具体的分摊对象，按照“平均分摊、按比例分摊、按金额分摊”三类中的一个设置规则。在填单时候，可以整单或某行按照设置的分摊规则进行快速分摊。
比如：总部统一支付的费用（如办公楼租金、物业管理费、坐席费等），需按各使用部门（或单位）比例进行计算和分摊。

四、待摊业务
用于财务将已经发生的一笔业务的费用摊销到以后的多个会计期间，一般针对需要按期进行分摊的费用，如低值易耗品摊销、预付保险费、一次性购买印花税票和一次性购买印花税税额较大需分摊的数额、经营租赁的预付租金、预报刊杂志费等、固定资产修理费用等待摊；
或者业务人员报销时不清楚要否分期摊销，由财务核算人员指定如何摊销。
在系统中，业务人员在填单时候进行填写分摊信息，或者财务在审批报销单时修改单据，勾选“待摊”后维护“开始摊销期间”、 “总摊销期数”。

摊销的相关信息在【待摊费用摊销】中可查到，在此节点中进行摊销执行。

五、对公/对私支付业务
报销不仅支持支付对私业务，还支持对公的支付业务。在系统填写单据，通过选择不同的收款对象实现。收款对象可以选择：员工、供应商、客户。不同的收款对象，带出不同的收款对象信息、收款账户信息、收款银行信息。财务在结算支付时候，可以明确看到收款对象相关信息。
同时，支持一张报销单支持同时支付多个供应商/客户。体现在多行的表体信息中，维护对应的信息。

六、多种结算方式
实际支付单位可以根据实际填写，和费用承担单位、报销单位不同。同时，支持多种结算方式。网银转账、现金、票据等。选择网银支付时，可以和资金模块的银企直连一起使用。

七、多币种业务
系统支持多币种业务。当公司的本位币和支付的币种不一样时，可以通过选择不同的币种，取对应的汇率，进行折算。在单据上和多币种业务相关的字段很多，常用的有“币种、本币汇率、原币金额、本币金额”，基本上就能够满足了。

八、报销标准
一般常用于差旅和招待费报销，有对应的标准情况。可能按照城市级别、岗位级别等，有对应的标准金额控制，此时就是使用报销标准去实现在系统中的控制。在单据上通过字段“报销标准”体现出来报销的标准是多少。

在实现自动控制前，需要先设置好报销标准。系统可以根据交易类型设置其对应的报销标准。在设置报销标准前，先设置对应的【费用类型】和【报销类型】。后再进行【报销标准设置】；
配置：在报销标准中设置，选中一个交易类型，点开该菜单按钮，即弹出“报销标准配置”界面，系统预置报销标准维度：费用类型、报销类型、部门、职位、币种、金额、备注七列。可修改、删除预置的报销标准维度，可自定义增加报销标准维度（可选所有基本档案和自定义档案，以及所有基本档案上的属性作为报销标准维度），各字段的显示位置可通过上下键在此界面进行前后调整。通过此界面的快速复制，还可将当前交易类型设置的维度复制到其他交易类型上。

控制设置：针对具体的报销交易类型设置报销标准控制方式和控制对象。选中一个交易类型，点开该菜单按钮，即弹出“报销标准配置”界面，可以对在《配置》界面中指定的核心控制项指定其控制项（单据上与报销标准比较的字段）和控制模式（提示、控制、不控制），还可以设置控制公式（控制公式与控制项一起来对最终的标准进行控制。

快速复制：将所选交易类型设置的内容覆盖复制到其他业务单元的某个交易类型。